MANUAL DE POLÍTICAS WEB

(POLÍTICAS DE TRATAMIENTO WEB) 

  1. Base legal y ámbito de aplicación 

En cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de los artículos 17, literal k, y 18, literal f, de la Ley 1581 de 2012, que dicta las disposiciones generales para la Protección de Datos Personales; y del Decreto 1377 de 2013, artículo 13, mediante el que se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012; EMPRESA desarrolla la política de tratamiento de la información. 

La presente política aplicará a todos los datos personales recabados en bases de datos objeto de tratamiento por parte de EMPRESA como responsable del tratamiento.

 

  1. Definiciones 

La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, recogen las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  

  1. Autorización de la política de tratamiento 

Según el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, es indispensable la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de datos personales. Con la aceptación de esta política, el Titular que entregue información referente a sus datos personales está autorizando el tratamiento de sus datos por parte de EMPRESA en los términos y condiciones que la presente política acoge.

 La autorización del Titular no será necesaria si corresponde a: 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

  1. Responsable del tratamiento 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es EMPRESA, que cuenta con los siguientes canales de contacto:

 Dirección: DIRECCIÓN, MUNICIPIO, Antioquia.

Correo electrónico: E-MAIL

Teléfono: TELÉFONO

 

  1. Tratamiento y finalidades de las bases de datos 

EMPRESA, en el despliegue de su actividad económica, realiza el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, en cumplimento de la Constitución y la Ley, contenidas en el “Anexo 1. Detalle de bases de datos”.

  

  1. Datos de navegación 

Para el adecuado funcionamiento de esta página web, el software requerido y el sistema de navegación recolectan algunos datos personales, transmisión implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

 La información recogida podría permitir identificar usuarios mediante su asociación con datos de terceros, aunque no sea obtenida para tal fin. Entre ellos se hallan: la dirección IP o el nombre del dominio del equipo que usa el usuario para el acceso a la página web, la dirección URL, la fecha y la hora, y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario. 

Dichos datos sólo son utilizados para obtener información estadística anónima acerca del uso de la página web o para controlar su correcto funcionamiento técnico, y son cancelados inmediatamente después de verificarse.

 

  1. Cookies o Web bugs

 Esta página web no utiliza cookies o web bugs para recoger datos personales del usuario; su utilización se reduce a facilitar al usuario el acceso al sitio web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas permanentemente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, solamente se limitan a recabar información técnica para identificar la sesión y facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. El uso de cookies puede ser rechazado o eliminar las ya existentes configurando su navegador e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.  

  1. Derechos de los Titulares 

Los Titulares de los datos podrán ejercer sus derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, según lo contenido en el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013. Las siguientes personas podrán ejercer estos derechos: 

  1. El Titular, quién deberá demostrar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que el responsable ponga a su disposición.
  2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes podrán ser ejercidos por las personas que estén facultadas para representarlos. 

Los siguientes son los derechos del Titular: 

  • Derecho de acceso o consulta: derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales. 
  • Derechos de quejas y reclamos: 
  • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • Reclamo de supresión: Derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  • Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. 
  • Reclamo de infracción: Derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos. 
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. 

 

  1. Atención a los Titulares de datos 

El o la SECRETARIA de SU DRYWALL S.A. será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante quien el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades”.

 Dirección: Calle 30 # 55-49

Correo Electrónico: servicio.cliente@sudrywall.com

Teléfono: 3162050  

  1. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular 

10.1. Derecho de acceso o consulta 

De acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: 

  1. Al menos una vez cada mes calendario.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 

El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos a través de comunicación escrita remitida a EMPRESA, al correo electrónico E-MAIL, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o mediante correo postal dirigido a DIRECCIÓN, MUNICIPIO, Antioquia. 

Los siguientes datos deberán ser incluidos en la solicitud: 

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular o, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. 

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: 

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por EMPRESA.

 Las consultas deberán ser atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir del día en que se reciba la solicitud (éste será el primer día del término). Si no fuera posible atenderla en el plazo indicado, se deberá informar al interesado los motivos de la tardanza y señalar la fecha en la que se dará respuesta a la consulta, teniendo en cuenta que ésta última no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (10 días iniciales).

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

 10.2. Derechos de quejas y reclamos

 El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo a través de comunicación escrita dirigida a EMPRESA, al correo electrónico E-MAIL, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”; o mediante correo postal remitido a DIRECCIÓN, MUNICIPIO, Antioquia. La solicitud deberá contener al menos la siguiente información: 

  1. Identificación del titular y del reclamante –cuando no sea él mismo quien tramite el reclamo– (fotocopia de la cédula de ciudadanía, documento acreditativo de la representación).
  2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y lo que se pretende con la solicitud (corrección, supresión, revocación o infracción).
  3. Dirección física o electrónica de notificación, fecha y firma del solicitante (si ésta no se hace por medio electrónico).
  4. Documentos y anexos que se pretendan hacer valer durante el reclamo.
  5. Petición u objeto del reclamo. 

Si la reclamación está incompleta, esto es, le hacen falta elementos necesarios para tramitarla, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado que subsane la reclamación. Si en los treinta (30) días siguientes no ha sido subsanada, se entenderá su desistimiento. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

EMPRESA. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de su fecha de recibo. Si no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

 

  1. Medidas de seguridad

EMPRESA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Por otra parte, EMPRESA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. 

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por VIDRIOS FERALUM S.A.S., que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (I, II, III, IV). 

TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

 

 

Gestión de

documentos y

soportes

Control de

Acceso

Incidencias

 

Personal

Manual Interno de

Seguridad

1. Medidas que

eviten el acceso

indebido o la

recuperación de

los datos que

han sido

descartados,

borrados o

destruido.

1. Acceso de

usuarios

limitado a los

datos

necesarios

para el

desarrollo de

sus funciones.

 

1. Registro de

incidencias: tipo de

incidencia,

momento en que

se ha producido,

emisor de la

notificación,

receptor de la

notificación,

efectos y medidas correctoras.

 

1. Definición de

las funciones y

obligaciones de

los usuarios con

acceso a los

datos.

 

1. Elaboración e

implementación del Manual

de obligado cumplimiento

para el personal.

 

2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.

2. Lista

actualizada de

usuarios y

accesos autorizados.

2. Procedimiento

de notificación y

gestión de

incidencias.

2. Definición de

las funciones de

control y

autorizaciones

delegadas por el

responsable del

tratamiento.

 

2. Contenido mínimo:

ámbito de aplicación,

medidas y procedimientos

de seguridad, funciones y

obligaciones del personal,

descripción de las bases de

datos, procedimiento ante

incidencias, procedimiento

de copias y recuperación

de datos, medidas de

seguridad para el

transporte, destrucción y

reutilización de

documentos, identificación

de los encargados del

tratamiento.

3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.

3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.

 

3. Divulgación

entre el personal

de las normas y

de las

consecuencias

del

incumplimiento

de las mismas.

 

4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.

4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.

 

 

 

5. Inventario de soportes.

 

 

 

 

 

TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas

Archivo

Almacenamiento de documentos

Custodia de documentos

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.

1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

Bases de datos automatizadas

Identificación y autenticación

Telecomunicaciones

1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.

1. Acceso a datos mediante redes seguras.

2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

 

 

 

TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

 

Bases de datos automatizadas y no automatizadas

Auditoría

Responsable de seguridad

Manual Interno de

Seguridad

1. Auditoría ordinaria (interna o

externa) cada dos meses.

1. Designación de uno o varios

Responsables de seguridad.

1. Controles

periódicos de

cumplimiento

2. Auditoría extraordinaria por

modificaciones sustanciales en los

Sistemas de información.

2. Designación de uno o varios encargados

del control y la coordinación de las medidas

del Manual Interno de Seguridad.

 

3. Informe de detección de

deficiencias y propuesta de

correcciones.

3. Prohibición de delegación de la

responsabilidad del responsable del

tratamiento en el responsable de seguridad.

 

4. Análisis y conclusiones del

responsable de seguridad y del

responsable del tratamiento.

 

 

5. Conservación del Informe a

disposición de la autoridad.

 

 

 

Bases de datos automatizadas

 

Gestión de documentos y

soportes

Control de acceso

Identificación y

autenticación

Incidencias

1. Registro de entrada y

salida de documentos y

soportes: fecha, emisor y

receptor, número, tipo de

información, forma de envío,

responsable de la recepción

o entrega.

 

1. Control de

acceso al lugar o

lugares donde se

ubican los sistemas

de información.

 

1. Mecanismo que

limite el número de

intentos reiterados

de acceso no

autorizados.

 

1. Registro de los

procedimientos de

recuperación de los datos,

persona que los ejecuta,

datos restaurados y datos

grabados manualmente.

2. Autorización del

responsable del tratamiento

para la ejecución de los

procedimientos de

recuperación.

 

 

 

TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

 

Bases de datos no automatizadas

 

Control de acceso

Almacenamiento de

documentos

Copia o reproducción

Traslado de

documentación

1. Acceso solo para

personal autorizado.

2. Mecanismo de

identificación de

acceso.

3. Registro de

accesos de usuarios

no autorizados.

 

1. Archivadores, armarios u

otros ubicados en áreas de

acceso protegidas con llaves u

otras medidas.

 

1. Solo por usuarios

autorizados.

2. Destrucción que

impida el acceso o

recuperación de los

datos.

 

1. Medidas que impidan

el acceso o

manipulación de

documentos.

 

 

Bases de datos automatizadas

Gestión de documentos y

Soportes

Control de acceso

Telecomunicaciones

1. Sistema de etiquetado

confidencial.

2. Cifrado de datos.

3. Cifrado de dispositivos

portátiles cuando se

encuentren fuera.

 

 

1. Registro de accesos: usuario, hora,

base de datos a la que accede, tipo de

acceso, registro al que accede.

2. Control del registro de accesos por el

responsable de seguridad. Informe

mensual.

3. Conservación de los datos: 2 años.

 

1. Transmisión de datos mediante

redes electrónicas cifradas.

 

 

  1. Transferencia de datos a terceros países 

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de: 

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación. 

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. 

  1. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de EMPRESA, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. EMPRESA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido. 

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 1 DE NOVIEMBRE DE 2017